Usaha kecil menengah biasanya mempunyai budget IT yang terbilang sangat minim. Pengeluaran terbesar mereka adalah untuk membeli hardware seperti hal nya komputer desktop PC, laptop dan printer. Sisa budget yang ada biasanya tidak mencukupi untuk membeli software original, sehingga mereka lebih memilih membeli program bajakan.
Hal ini tentu saja berbahaya, selain fakta bahwa software bajakan biasanya mengandung malware jahat yang bisa merusak komputer milik usaha kecil menengah tersebut dan mencuri data-datanya, pemerintah pun sedang gencar-gencarnya melakukan razia sofware bajakan. Pengusaha kecil dapat dipidana, dipenjarakan dan dituntut ratusan juta rupiah.
Padahal hal ini tidak perlu terjadi karena ada software-software gratis di luar sana yang dapat digunakan oleh usaha kecil menengah dengan bebas. Usaha kecil menengah pun bisa maju dengan teknologi dan budget IT tidak akan berkurang banyak. Software-software ini biasanya bertipe open source atau freeware.
1.GNUCash
Usaha kecil menengah mungkin sudah familiar dengan program akuntansi gratis yang satu ini, karena GNUCash populer dan sangat luar biasa. Program akuntansi gratis ini ditujukan untuk keperluan pribadi, keluarga dan usaha kecil menengah. GNUCash sangatlah fleksiel, semakin banyak kita belajar menggunakannya semakin banyak kita bisa menyesuaikannya untuk kebutuhan usaha kecil menengah. Program ini mendukung account receivables dan payables, invoicing, akun investasi,akun kredit dan pinjaman, depresiasi nilai, tax table, mendukung berbagai macam mata uang termasuk Rupiah.
GNUCash tidak memiliki modul point of sale atau payroll, meskipun demikian kita tetap bisa menggunakannya untuk mengelola payroll untuk sejumlah kecil karyawan dengan memasukkan secara manual variabel pajak dan payroll. Program akuntasi gratis inipun sudah memiliki fitur double entry accounting yang memungkinkan kita akuntan mendeteksi kesalahan dan menemukan sumber kesalahan tersebut. Sungguh program akuntansi yang luar biasa. Terlebih lagi GNUCash mendukung banyak bahasa dan tersedia untuk berbagai sistem operasi seperti Microsoft Windows, Apple Mac OS, dan Linux.
2.SQL Ledger
Ini adalah sistem ERP berbasis web bagi toko yang membutuhkan work and purchase orders, packing list, point of sales, inventory control, check printing, multi user dan multi lokasi, time cards selain tambahan general ledger accounting. Sql Ledger membutuhkan web server dan SQL server. Mendukung berbagai macam sistem operasi (Linux,Mac,Windows) walaupun bekerja paling baik di Linux.
Usaha kecil menengah dapat memilih satu di antara dua versi SQL Ledger. Versi gratis tanpa biaya atau versi enterprise. Versi enterprise menambahkan dukungan barcode dan label printing, invoice consolidation, modul payroll yang baik, menu system Help terintegrasi yang dapat diedit dan premium email juga phone support.
3.XTuple Postbooks
Software accounting gratis lainnya yang dapat digunakan usaha kecil menengah lainnya adalah XTuple Postbooks. Program ini adalah kumpilan ERP system yang luar biasa. Program akuntansi gratis ini menintegrasikan tujuh (7) modul yaitu : Accounting, Sales, CRM, Manufacture, Purchase, Inventory dan Product.
Program akuntansi ini datang dalam lima edisi: Postbooks, Standard, Project, Manufacturing dan Enterprise. Edisi Postbook cocok untuk usaha kecil menengah karena gratis dan memiliki fitur kelas atas sepertimulti user dan multi lokasi,trouble tickets, task manager, quotes, shipping/receiving, bill of materials, dan assemble to order configurator
4.Compiere
Compiere juga cocok digunakan usaha kecil menengah karena menyediakan vesi open source/gratis selain vesi berbayar. Versi gratis menyediakan modul kelas atas dan mungkin semua yang paling pelaku usaha kecil menengah butuhkan : project accounting, ecommerce, materials accounting, order management, sales and service, dan masih banyak lagi. Untuk Linux, Apple Mac dan Windows.
5.Turbo Cash
Usaha kecil menengah juga bisa memanfaatkan program akuntansi gratis Turbo cash. Software gratis kaya fitur ini adalah saingan langsung dan pengganti yang baik untuk program akuntansi lainnya Quickbookpro dan Sage. Mendukung berbagai bahasa dan negara program gratis ini memiliki fitur berlimpah : point of sale, invoicing, reporting and analysis, inventory and stock pricing, barcodes, quotes, trial balance, batch operations, VAT accounting, multi-user and access controls. Turbo cash adalah salah satu program akuntansi gratis paling meyeluruh.
Turbo Cash mengunggulkan kemudahan pemakaian dan memiliki tampilan bersih yang menarik Usaha kecil menengah bisa memilikinya gratis dengan opsi tambahan berbayar. Buku manual, CD dan versi portabel untuk USB tersedia dengan harga yang terjangkau. Hanya mendukung Windows.
Jika Anda mempertimbangkan software pembukuan gratis tapi tidak bisa memuaskan diri sendiri pada isu-isu penting, maka harus dihindari. Mempertahankan account dapat menjadi tantangan bagi bisnis apapun, tetapi jika Anda memilih paket yang tepat, perangkat lunak pembukuan yang baik dapat membantu account administer bisnis Anda lebih kompeten, lebih cepat dan dengan cara yang lebih mudah.