Meskipun bisnis yang dijalankan masih kecil dan skala rumahan. Tapi memiliki niatan ingin serius menjalankan bisnisnya dan ingin terus berkembang maka sangat disarankan untuk melakukan pencatatan transaksi keuangan / pembukuan.
Bagi yang memiliki background di bidang keuangan apalagi akuntansi, pasti akan mudah untuk membuat system pencatatannya.
Sekarangpun sudah banyak software pembukuan yang dapat dimanfaatkan dan memudahkan dalam melakukan pembukuan.
Mengapa kita harus melakukan pembukuan keuangan ?
Mengetahui kondisi keuangan bisnis yang dijalankan.
Berapa sih uang yang kita punya saat ini dari bisnis
Untung atau rugi usaha ini, berapa nilai untung/ruginya ..
Mencegah Bisnis Mati
Dengan mengetahui kondisi keuangan, maka kita bisa melakukan
pencegahan sedini mungkin.
Mengetahui posisi uang kas-nya sudah minim ...
jadi, misalnya ; tidak tambah beli stock jualan dulu.
Banyak bisnis mati bukan karena tidak ada penjualan tapi tidak
ada uang kas, untuk beli bahan baku dsb.
Sebagai bahan/dasar dokumen untuk :
Melakukan proses akuntansi
Jika nanti suatu saat, sudah memiliki sumber daya (uang dan
personal) untuk melakukan pembukuan akuntansi, maka sudah
tersedia dokumennya untuk di pindahkan ke pembukuan yang
benar dan betul sesuai kaidah akuntansi.
Untuk kepentingan perhitungaan pajak
Pajak yang dibayarkan sesuai karena ada dokumennya.
Dokumen pendukung untuk mengajukan dana kredit
Jika mengajukan kredit maka, maka dokumen keuangannya
sudah siap atau tinggal di improve sedikit lagi.
Jika kita bukan tipikal yang senang detil dan administrasi, maka harus ada tim yang bantu, misalkan dibantu oleh pasangan. Atau kalau tidak ada .. ya kita sendirilah yang harus memaksakan disiplin mencatatnya. Inikan demi bisnis kita sendiri.
Tahapan yang dilakukan dalam melakukan pencatatan keuangan bisnis :
1. Pisahkan Rekening Pribadi dan Bisnis
2. Format Pencatatan
Menyiapkan Dokumen Pendukung
Nota penjualan dan atau Tagihan / invoice
Menyiapkan Buku Pencatatan
Pencatatan Kas / Uang kas Keluar Masuk
Pencatatan Piutang
Pencatatan Hutang
Pencatatan Stock
Keperluan jenis catatan keuangan berdasarkan jenis usahanya, bisa
ada jenis / format pencatatan yang tidak perlu atau bahkan ada
pencatan yang harus ditambahkan. Misalkan usaha yang bergerak di
bidang jasa maka tidak di butuhkan Buku Stock.
3. Buat Estimasi Uang Kas Masuk dan Keluar
1. Pisahkan Rekening Pribadi dan Bisnis
Jika rekening pribadi dan bisnis di gabung, maka bisa terjadi kita “merasa”
ada uang banyak dan menggunakannya untuk keperluan keluarga.
Sehingga bisa terjadi kita kesulitan dana untuk membeli bahan baku yang
diperlukan atau membiayai operasional usaha.
Jadi buatlah rekening bank yang terpisah untuk pribadi dan bisnis.
Semua uang masuk dan keluar dari usaha, melalui rekening ini.
Untuk keperluan pribadi dan keluarga melalui rekening khusus satunya lagi ; rekening keluarga.
Jika masih gajian (masih bekerja jadi karyawan), cocoknya rekening gaji ini di jadikan rekening
rekening pribadi / keluarga.
Tips : supaya uang keperluan pribadi / keluarga tidak mengganggu uang usaha maka harus
di tentukan berapa besar uang bagian (gajian) untuk pribadi.
Caranya :
Cara1. tentukan GAJI yang akan diterima dari bisnis ini.
Cara2. tentukan PROSENTASE bagian pribadi, misalnya 5% dari total omzet.
Juga sangat sangat di sarankan untuk menentukan setiap tanggal berapa akan di ambil bagian pribadi tersebut.
Bagian (income) tersebut di pindahkan dari rekening usaha ke rekening pribadi.
Penentuan menggunakan cara yang mana ; Gaji atau Prosentase Bagian Pribadi bersifat
situasional tergantung dari kondisi finansial bisnis yang berjalan dan ada tidaknya income lain (misal gaji).
Penjelasan lebih lanjut tentang hal ini, akan di bahas secara terpisah.
Dengan menggunakan rekening terpisah khusus untuk usaha, maka kita juga akan terbantu
pencatatan transaksi bisnis kita dari catatan transaksi rekening bank.
2. Format Pencatatan
Dokumen Pendukung
Hal penting tapi kadang terlupakan adalah menyiapkan dokumen pendukung dalam melakukan transaksi bisnis, al ; nota penjualan / bon dan tagihan / invoice.
Dalam transaksi kecil cukup hanya menggunakan bon / nota penjualan atau bahkan cukup di catat dalam buku penjualan harian.
Misalkan menjual barang di warung/toko, cukup kita catat di buku penjualan harian saja. Karena kita juga tidak memberikan bon pada pembeli.
Jika menggunakan bon atau nota penjualan, harap menggunakan nomor urut. Hal ini untuk memudahkan tracking pencatatan di kemudian hari (tidak ada pencatatan double, menghindari / meminimalkan manipulasi jika transaksi dilayani oleh karyawan). Format Bon bisa menggunakan buku bon yang banyak di jual di toko toko buku.
Sedangkan untuk transaksi yang besar terutama jika produk di jual ke konsumen perusahaan, maka mereka meminta invoice atau tagihan.
Untuk transaksi bisnis ke corporate atau perusahaan sebaiknya ditanyakan ke bagian pembelian atau keuangan-nya bagaimana tatacara kelengkapan dokumen untuk penagihan.
Misalkan harus ada dokumen :
Tagihan harus di lengkapi dengan Surat Penawaran Harga yang disetujui
Tagihan dilengkapi : Penawaran harga dan Bukti terima barang.
Contoh invoice :
Pencatatan Transaksi
Pencatatan ini dapat dilakukan menggunakan format file excel atau buku tulis sederhana, terserah bagaimana enaknya saja.
Pencatatan Kas / Uang kas Keluar Masuk
Pencatatan yang paling dasar / basic apapun bisnisnya adalah menggunakan BUKU KAS.
Dengan buku kas ini kita bisa mengetahui seberapa besar uang masuk, dan berapa besar uang yang keluar. Kita juga mengetahui saldo kas yang tersisa. Sehingga kita lebih hati hati dalam menggunakan uang untuk keperluan lain.
Dalam buku kas di catat transaksi uang kas yang keluar dan masuk.
Contoh Pencatatan kas :
Setiap akhir bulan saldo kas bulan yang bersangkutan di bawa sebagai saldo awal di bulan berikutnya.
Kolom kolom yang ada di buku kas bisa di tambahkan subjek lain, sesuai kebutuhan bisnis. Umunnya di tambahkan kolom “ No Bukti “ untuk mencatat no bon penjualan atau pembelian. Serta ditambahkan kolom “ No kode “ untuk melakukan pengkodean setiap transaksi sehingga bisa di kelompokkan untuk memudahkan analisa, sort data (jika menggunakan excel) dan juga untuk kode rekening untuk pembukuan yang benar secara kaidah akuntansi.
Pencatatan Piutang
Tidak selamanya pembelian dilakukan secara tunai, ada juga yang dilakukan secara kredit atau di bayarkan nanti. Dalam kasus seperti ini, maka kita harus mencatatnya dalam Buku Piutang. Sehingga kita tidak lupa siapa saja yang berpiutang kepada kita, berapa besar piutangnya serta telah melakukan pembayaran seberapa besar. Dan juga yang penting, dengan catatan piutang ini kita bisa memonitor sudah berapa lama piutang tersebut tidak tertagih. Kita harus bisa mempercepat periode penarikan piutang, jangan sampai penjualan banyak tapi kebanyakan dalam bentuk piutang, karena akan mengganggu cash flow bisnis.
Hal lain yang penting dan kadang dilupakan dalam melakukan piutang, yaitu kita harus mencatat lengkap data pemilik piutang untuk memudahkan kita nanti dalam melakukan penagihan ; Nama Lengkap, Alamat yang jelas, no tel rumah, no tel kantor, HP1 HP2, pin BB, Email.
Contoh Pencatatan Piutang sederhana.
Pencatatan Hutang
Kita hutang-pun harus di catat, hutang jangan dilupakan ya ...
Dalam bisnis, nama baik adalah modal kita, kita harus tepat waktu bayar hutang. Sehingga nama kita akan semakin di percayai oleh para rekan bisnis.
Selain itu, dengan melakukan pencatatan hutang maka kita terhindar dari membayar 2 kali atau lebih bayar hutang kita. Biasanya-kan kalau lebih diam saja kalau kurang baru ribut ... haha ...
Contoh Pencatatan hutang
Pencatatan Stock
Untuk yang usahanya membutuhkan stock, baik bahan baku maupun stock barang yang dijual, maka sangat baik jika stock bahan baku dan barang jadi yang dijual di catat secara khusus.
Untuk yang stock-nya banyak dan apalagi variannya banyak pula .. memang sangat ribet, .... jika sudah punya uang nantinya, hal yang begini cocoknya menggunakan sistem barcoding atau program komputer.
Dengan mencatat stock dan terus meng-update-nya maka kita akan :
- Menghindari uang / modal tertanam di stock yang tidak berputar. kita akan terhindar membeli barang (stock bahan
atau barang jadi) yang tidak jalan, istilah kerennya barang slow moving. Kita hanya akan membeli barang
yang laku saja atau barang fast moving.
- Mencegah terjadinya pencurian stok, kita dapat mengetahuinya secepatnya dan melalukan tindakan pencegahan yang diperlukan. Artinya kita harus rutin melakukan stock opname, membandingkan stock fisik dengan di catatan.
Dengan sistem pencatatan stock yang selalu update maka kita dapat menerapkan SSR (sales stock ratio) – baca artikel penentuan harga untuk bisnis rumahan. Kapan kita akan melakukan diskon cuci gudang 50% atau 70% untuk mendapatkan uang kas kita kembali yang dapat di gunakan untuk membeli barang yang laku.
Contoh Pencatatan Stock
3. Buat Estimasi Uang Kas Masuk dan Keluar
Dalam mengelola uang bisnis kita harus membuat bujet setiap pos uang masuk dan pos uang keluar. Kemudian kita melakukan estimasi arus kas atau cash flow projection.
Mengapa estimasi cash flow ini penting :
Mengetahui rencana uang yang masuk kapan (dari piutang atau sales) dan seberapa besar.
Mengetahui estimasi biaya biaya atau uang kas yang harus keluar, misalnya gaji, bayar listrik, telepon, dll.
Dengan mengetahui uang kas masuk dan keluar, maka kita akan mengetahui, uang kas kita kurang atau lebih (Cash In – Cash Out). Jika secara estimasi kurang maka kita sudah bisa mengantisipasi bagaimana menaikkan penjualan atau menurunkan biaya.
Estimasi ini di buat bulanan selama 6 bulan sd 1 tahun.
Kemudian di breakdown menjadi mingguan. Dan disetiap bulan berjalan sangat baik lagi jika di breakdown menjadi harian.
Untuk membuat estimasi cash flow maka kita harus menentukan pos pos cash in cash out yang terjadi serta mem-bujetkan besaran uangnya.
Kemudian bandingkan antara estimasi cash flow dengan actual cash flow, minus atau positif, sehingga dapat segera di ambil tindakan untuk periode berikutnya ; apakah menunda pembelian bahan, menghemat biaya atau berusaha menaikkan penjualan.
Dengan seiring perjalan waktu dan pengalaman maka kita akan semakin mengerti dan ahli dalam menyusunan estimasi cash flow ini, sehingga membuatnya tidak terlalu optimis dan pesimis.
Contoh Estimasi Cash Flow.
Memang terkesan rumit dan detail, tapi pencatatan keuangan sangat penting. Kembali lagi kepada kita, apakah kita ingin bisnis kita maju berkembang atau tidak. Karena dengan pencatatan keuangan kita akan mengetahui kondisi keuangan kita terkini, sehingga kita bisa mengambil tindakan tindakan preventif sedari dini.
Format yang disampaikan hanyalah berupa panduan, format tersebut harus di sesuaikan dengan jenis bisnis yang dijalankan dan kebutuhan data yang ingin dituliskan/disampaikan.