Kenapa harus membuat pembukuan? Apabila sebuah bisnis ingin sustain / bertahan lama, maka pembukuan merupakan salah satu elemen yang tidak boleh diabaikan. Sepintas pembukuan mungkin kelihatan sangat rumit. Namun bila kita tahu langkah-langkah yang benar dan tepat, maka membuat pembukuan hingga jadi sebuah laporan keuangan sebenarnya sangat mudah sekali. Nah, kali ini saya akan memberikan sedikit teorinya, semoga bermanfaat.
1. Kumpulkan dan Analisa Data Transaksi
Proses pembukuan dimulai dari proses pengumpulan data transaksi keuangan dalam bentuk bukti transaksi pembayaran. Bukti transaksi pembayaran dapat berbentuk kwitansi, akte, surat perjanjian, wesel, dll. Dari bukti yang didapat, kemudian dilakukan identifikasi dan analisa transaksi untuk menentukan kevalidan nilai dan status transaksi tersebut.
2. Membuat Jurnal Transaksi
Setelah bukti transaksi dianalisa, proses selanjutnya adalah memasukkan nilai yang diakui ke dalam jurnal catatan transaksi. Proses menulis jurnal ini dapat dilakukan setiap ada transaksi baru atau dilakukan sekaligus setelah transaksi selama 1 hari terkumpul. Namun lebih disarankan untuk menulis jurnal setiap ada transaksi. Hal ini untuk menghindari terjadinya “miss posting”.
Di dalam jurnal transaksi sendiri, minimal harus ada beberapa kolom informasi sbb:
1. Tanggal
2. Nomor bukti
3. Akun transaksi
4. Keterangan
5. Debet
6. Kredit
7. Saldo
3. Memindahkan Jurnal Transaksi ke Buku Besar
Pada proses penulisan jurnal, tidak ada pengelompokan jenis transaksi. Melainkan semua transaksi yang terjadi dicatat sekaligus dalam 1 jurnal. Apakah itu transaksi kas, piutang, hutang, atau pembayaran. Pada langkah berikutnyalah, catatan transaksi tersebut baru dipindahkan ke dalam kelompok akun sesuai dengan jenis transaksinya. Nah, kelompok-kelompok akun inilah yang disebut “Buku Besar (General Ledger)”. Di dalam buku besar, satu jenis transaksi berkumpul menjadi satu kelompok. Misalnya: akun kas terdiri dari transaksi – transaksi yang berupa kas saja, akun aset tetap terdiri dari transaksi-transaksi yang berupa aset tetap saja. Di dalam buku besar inilah, kita dapat melihat transaksi dengan lebih terstruktur.
4. Membuat Neraca Percobaan
Membuat neraca percobaan biasanya dilakukan setiap menjelang penutupan buku. Proses membuat neraca percobaan (trial balance) dimaksudkan untuk memastikan bahwa nilai jenis akun bersaldo debit sama dengan jenis akun bersaldo kredit (seimbang). Atau secara keseluruhan, jumlah nilai transaksi debit sama dengan transaksi kredit.
Contoh Pembukuan Sederhana untuk membuat jurnal transaksi, analisa data, membuat buku besar, neraca percobaan, dll.
Dapat dikatakan saldo-saldo akhir akun bersaldo debit dijumlahkan, dan saldo-saldo akun bersaldo kredit juga dijumlahkan, lalu dibandingkan. Jika nilainya sama berarti balance (sudah benar).
Bagaimana jika tidak seimbang? ada beberapa kemungkinan yang menyebabkan neraca tidak seimbang antara lain:
1. Ada transaksi yang belum dicatat
2. Ada transaksi yang salah perhitungan atau salah catat
5. Membuat Laporan Keuangan
Setelah kesimbangan tercapai, baru kemudian ‘Laporan Keuangan’ bisa disusun. Laporan keuangan adalah salah satu produk utama proses akuntansi. Terdiri dari empat jenis laporan, yaitu:
Laporan Laba Rugi berisi laporan laba atau rugi bersih perusahaan dalam suatu periode.
Neraca berisi laporan posisi keuangan perusahaan pada pos-pos aset, modal, dan kewajiban
Laporan Arus Kas berisi laporan informasi aliran keluar masuk kas dalam suatu periode
Laporan Perubahan Ekuitas/Modal berisi laporan yang menunjukkan perubahan modal pemilik dalam suatu periode.
Laporan keuangan berwawasan membantu organisasi untuk mempelajari fakta-fakta penting tentang bisnis, misalnya dalam perencanaan penjualan, arus kas, dll. Untuk bisnis mencari untuk memperluas bisnis, laporan tersebut dapat sangat berharga dalam meyakinkan manajer bank biasanya skeptis untuk mengizinkan banyak membutuhkan pembiayaan.