Ketika memulai suatu usaha, orang sering lupa menyiapkan pembukuan alias laporan, meski sederhana. Padahal, fungsi pembukuan ini sangat vital bagi kelangsungan bisnis.
Mari Mulai Mencatat
Setelah mengetahui pentingya pembukuan, tentu Anda harus mengerti bagaimana melakukan pembukuan tersebut, setidaknya taraf yang sederhana. Intinya sih, 3M singkatan dari Mari Mulai Mencatat. Jadi, apa pun pemasukan dan pengeluaran perusahaan Anda, mulai sekarang harus dicatat. Itulah yang paling sederhana. Konon, pebisnis sekelas Bob Sadino pun dulu melakukan cara ini pada masa awal bisnisnya.
Nah, bila mau belajar lebih serius dari disiplin akuntansi, ada tiga hal yang harus Anda pelajari. Paling tidak Anda punya cash-flow (aliran kas), profit and lost (rugi laba), serta neraca sederhana. Mari kita pelajari satu per satu.
Arus Kas
Gampangnya, arus kas atau aliran kas adalah catatan harian mengenai pengeluaran dan pemasukan keuangan dari usaha yang Anda jalankan. Pokoknya, setiap ada pengeluaran dan pemasukan itu harus dicatat.
Catatan mengenai arus kas ini sangat penting. Pasalnya, catatan arus kas ini merupakan bahan dasar untuk membuat laporan keuangan yang lain. Jadi, dari catatan sederhana inilah suatu usaha bisa dianalisis. Sebaiknya, dibedakan buku untuk pos pengeluaran dan pendapatan. Dari catatan harian ini Anda bisa membuat rekapitulasi per bulan. Inilah yang disebut laporan arus kas (cash-flow).
Sebelum memulai usaha, anda juga bisa membuat proyeksi aliran kas ini, yaitu perkiraan aliran kas berdasarkan asumsi-asumsi pengeluaran dan pemasukan dari usaha yang hendak Anda tekuni. Proyeksi aliran kas ini berguna untuk mengetahui berapa banyak modal yang harus Anda setor di awal dan Anda cadangkan selama usaha Anda berjalan. Juga berapa lama waktu yang Anda perlukan untuk bisa balik modal.
Di luar itu, proyeksi aliran kas nantinya juga berguna ketika usaha sudah mulai berjalan dengan benar.
Skenario:
Pada tanggal 14 Juli tahun lalu, Ibu Nita memutuskan memulai usaha dengan membeli waralaba gerai makanan paket XXX. Berdasarkan proyeksi aliran kas yang disodorkan pewaralaba, gerai makanan Ibu Nita diasumsikan bisa memperoleh pendapatan sebear Rp 90.000.000 tiap bulan.
Artinya, dalam tempo enam bulan pendapatan Ibu Nita seharusnya mencapai Rp 540.000.000. Dengan begitu, modal ibu Nita bisa kembali dalam tempo sekitar 11 bulan. Untuk memulai usaha, Ibu Nita menggelontorkan sejumlah dana segar, Rp 140.000.000 dari koceknya sendiri, dan Rp 120.000.000 dia dapatkan dari berutang dari keluarga. Kenyataannya, bisnis tak secerah proyeksinya. Omzetnya tidak mencapai Rp 90 juta sebulan. Maka, catatan arus kas usaha Ibu Nita akan tampak seperti pada tabel.
Laporan Rugi Laba
Berdasarkan catatan aliran kas tadi, Anda bisa membuat laporan rugi laba. Intinya, laporan rugi laba ini berisi pendapatan dikurangi dengan biaya-biaya sehingga diketahui apakah usaha tersebut mengalami untung atau malah rugi. Tapi ingat, anda harus mengeluarkan faktor aset, modal, barang, dan utang dari laporan keuangan ini.
Dalam menyusun laporan rugi laba, Anda sebaiknya memasukkan unsur depresiasi. Caranya gampang. Untuk pembukuan sederhana kita bisa memakai metode garis lurus (lihat tip). Asumsi metode ini: kita menganggap sebuah barang mempunyai masa pakai tertentu dan nilai penyusutannya adalah pembagian antara harga pembeliannya dengan masa pakainya. Katakanlah peralatan Ibu Nita kita anggap bisa dipakai untuk jangka waktu tiga tahun. Maka penyusutan per bulannya adalah: nilai peralatan dibagi dengan 36 bulan. Untuk kendaraan kita asumsikan usianya lima tahun. Itu sebabnya, untuk penyusutan kendaraan per bulan rumusnya nilai kendaraan dibagi 60 bulan.
Dari sini Anda bisa mengambil kesimpulan. Bila hasilnya ternyata rugi, Anda bisa mengevaluasi peyebab kerugiannya. Selanjutnya, Anda bisa memutuskan apakah penyebab kerugian tersebut bisa diatasi atau Anda malah harus menutup usaha tersebut untuk mencegah kerugian Dari laporan rugi laba tersebut terlihat, dalam tempo enam bulan usaha Ibu Nita sudah mampu menghasilkan keuntungan. Sebab, seluruh biaya sudah ditutup oleh pendapatannya. Sayang, pendapatan yang dihasilkan masih dibawah asumsi aliran kas yang dibuat pada waktu awal usaha, yaitu sebesar Rp 540 juta. Alhasil, perlu waktu lebih lama untuk bisa kembali modal. Jadi, sekarang Ibu Nita bisa mengevaluasi, apa yang menyebabkan usahanya tak bisa berjalan sesuai rencana.
Neraca
Neraca penting dibuat setidaknya setahun sekali, untuk mengetahui nilai perusahaan Anda dari waktu ke waktu. Saat awal perusahaan, neraca perusahaan biasanya hanya terdiri dari modal awal dan utang serta aset yang diperoleh dari belanja modal tersebut. Aset termasuk sebagai aktiva, sementara utang dan modal masuk sebagai pasiva.
Seiring waktu, aset perusahaan bisa bertambah, bisa pula terjadi utang-piutang, atau cadangan kas menjadi berkurang atau bertambah, dan lain-lain. Intinya, nilai perusahaan bisa saja bertambah atau berkurang karena perusahaan mengalami keuntungan atau kerugian.
Dari skenario yang sama, neraca usaha Ibu Nita untuk enam bulan pertama bisa Anda lihat.
Penting untuk diingat bahwa aktiva lancar tercermin dalam laporan keuangan pada sisi aktiva neraca dan total nilai aset tersebut perlu dihitung. Hal ini penting karena menunjukkan berapa banyak aset likuid bisnis memiliki dan apakah itu mampu memenuhi kewajiban saat ini, yang biasanya dibandingkan dengan aktiva lancar.